Iniciativas de melhoria contínua, como produção enxuta e Six Sigma, proliferaram entre as organizações de manufatura e serviços em todo o mundo.

Devido ao crescente ritmo e complexidade dos ambientes de negócios, as organizações não competem mais nos processos, mas sim em sua capacidade de melhorá-los continuamente.

Ao mesmo tempo, inúmeras organizações que implementaram iniciativas de melhoria contínua não obtiveram êxito em obter o que eles pretendiam alcançar. Os resultados de uma pesquisa realizada em 2007 com fabricantes norte-americanos mostraram que, enquanto 70% das plantas implantaram técnicas de manufatura enxuta, 74% delas ficaram desapontadas com o progresso que estavam fazendo com o lean (Pay, 2008).

Um estudo anterior descobriu que apenas 11% das empresas consideravam suas iniciativas de melhoria contínua para ter sucesso (Madhavan, R., Grover, R., 1998. From embedded knowledge to embodied knowledge: new product development and knowledge management. Journal of Marketing 62, 1–12, 2006).

Embora os executivos da gerência de operações percebam a importância de melhorar continuamente os processos, eles descobriram que gerenciar um processo de melhoria contínua é uma tarefa desafiadora.  O desafio está na criação de uma infraestrutura para coordenar projetos de melhoria contínua.  Então vamos exercitar aqui a identificação desses elementos na infraestrutura.

A melhoria contínua é definida como um esforço sistemático para descobrir novas maneiras de fazer um trabalho, isto é, fazer ativa e repetidamente melhorias em um processo. 

Melhorias de processo são então, por definição, aprimoramentos em processos operacionais, por exemplo:  melhorar um processo de fabricação de cadeiras para que menos matéria-prima seja consumida ou reduzir o tempo de ciclo de uma apólice de seguro desde a proposta até a sua entrega.

Uma premissa básica é a de que a melhoria contínua deva ser uma capacidade dinâmica, incluída num contexto organizacional abrangente. 

A capacidade dinâmica fica então definida como “um padrão aprendido e estável de atividade coletiva, através do qual a organização gera e modifica sistematicamente suas rotinas operacionais em busca de maior eficácia” (Zollo, M., Winter, S.G., 2002. Deliberate learning and the evolution of dynamic capabilities. Organization Science 13 (3), 339–351).

As organizações visam alcançar a capacidade de melhoria contínua por meio da implantação de iniciativas ou programas tais como: gerenciamento enxuto (Lean) e Six Sigma, que demandam conjuntos de práticas como as etapas prescritas para a execução de projetos e conjuntos de ferramentas e técnicas comumente usadas para executar esses projetos.

A melhoria contínua se encaixa na noção de capacidade dinâmica, com atividade padronizada, em contraste com uma mudança idiossincrática única na base de recursos de uma organização. 

Quando implementadas adequadamente, as iniciativas de melhoria contínua ajudam a integrar os processos operacionais e aumentam a capacidade de a organização fazer alterações rápidas e coesas no processo para melhorar seu desempenho. Para que a melhoria contínua crie e suporte dinamicamente as capacidades operacionais em constante mudanças, é fundamental que ela esteja inserida numa infraestrutura coerente.

Assim, a estrutura e seus elementos devem estar suportados pela ideia de que a melhoria contínua deve apresentar-se como uma capacidade dinâmica o que leva à proposição de que implementações de melhoria contínua que não instituam práticas em cada uma das áreas de sua infraestrutura como um todo, serão então menos eficazes.

Podemos então tecer algumas considerações práticas para os gerentes:

Primeiro, não se implementa um programa de melhoria contínua simplesmente treinando as pessoas em novos métodos de melhorias de processo, sem estabelecer mecanismos para gerenciar e manter as iniciativas para o programa como um todo.

Segundo, vale enfatizar as interdependências entre os elementos da infraestrutura de melhoria contínua, implicando que tentativas de gerenciar um programa através aspectos isolados em sua infraestrutura, pode se mostrar ineficaz.

Geralmente, a estrutura aqui discutida delineia as características de um sistema organizacional que seria propício ao aprendizado organizacional sustentado – uma infraestrutura próxima a ideal, para fornecer às organizações a agilidade e consistência necessárias para atualizar continuamente os processos operacionais.

A existência de um sistema que incorpore decisões coerentes em sua infraestrutura como um todo, permitiria que os gerentes orientassem suas organizações com uma direção estratégica unificada, criando novos recursos operacionais sempre que necessário (ou seja, dinamicamente).

Independentemente do tipo de iniciativa de melhoria contínua que uma organização escolha, padrões consistentes de decisões são os que fornecerão os meios organizacionais para o sucesso a longo prazo que suportará as mudanças no ambiente as capacidades dinâmicas são cruciais para a criação e manutenção de uma vantagem competitiva.

O importante é que uma infraestrutura de melhoria contínua seja propositadamente construída para apoiar os esforços vitais do programa!

Então, sua empresa já atua com um processo dinâmico consistente, de aprendizado e melhoria contínua? Se ainda não há um programa deste em andamento em sua empresa, ou se há mais o mesmo ainda não se encontra maduro para gerar os benefícios potenciais, sua empresa está deixando de ganhar dinheiro e nossa empresa, a AQC, pode suportar suas equipes numa empreitada desta. Entre em contato.

Escrito por Amancio Consulting